Article invité rédigé par Benjamin du blog gerer-son-temps.com
Il est 21h. Vous n’avez pas vu vos enfants et la journée de travail n’est pourtant pas terminée. Si vous êtes à votre compte, il s’agit peut-être de clients à relancer, de la facturation à terminer. Si vous êtes salarié, possible que votre patron soit sur votre dos pour clôturer un dossier. Tout ça parce que vous n’avez pas pu gérer votre journée correctement.
Terrible, ce sentiment de travail inachevé. Ou même dans le pire des cas, de travail pas fait du tout, car vous avez bossé sur autre chose que ce que vous aviez prévu. Quelle frustration en rentrant à la maison. En plus cela affecte l’équilibre entre votre vie pro et votre vie perso.
J’ai personnellement vécu cette situation et ressenti cette sensation d’être submergé par la quantité affolante de choses à faire. C’est comme essayer de sortir d’une zone de sables mouvants. Plus on se débat, plus on s’enfonce.
De plus, dans mon cas, est venue s’ajouter l’arrivée d’un enfant, ce qui laisse encore moins de temps libre. C’est suite à cet événement que j’ai décidé de mettre un terme à ces situations.
Imaginez pouvoir rentrer chez vous avant la nuit. Avoir du temps à consacrer à votre famille, faire du sport ou simplement lire un bon bouquin.
Ce que je souhaite partager avec vous, ce sont les méthodes que j’applique au quotidien. Car elles me permettent de concilier une vie de salarié, une vie de famille et une vie d’entrepreneur. Comment ? En utilisant le temps imparti sur une journée à mon avantage.
La loi de Parkinson
Cette loi est simple : elle dit que la durée d’une activité augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. C’est-à-dire que si on vous donne 4h pour rédiger un rapport, vous allez consommer ces 4h. Alors que si on ne vous en donne que 2, vous serez probablement capable de le faire en 2h.
C’est ce principe que vous allez mettre à profit dans vos journées.
Je vous donne un exemple qui me concerne directement. Le soir, je dois récupérer mon fils chez sa nourrice à 18h30. Contrainte de temps non-négociable, pour éviter d’aller récupérer mon enfant au poste de police. Pour cela, je dois arrêter de travailler à 17h30 si je veux être à l’heure. Vous allez me dire que c’est un problème pour mes activités. Obligé d’arrêter à heure fixe sans marge de manœuvre.
Ça peut oui, mais c’est aussi l’occasion de tourner cette contrainte à votre avantage en prenant en compte la loi de Parkinson.
De quelle manière ? En programmant votre journée à rebours à partir de cette deadline. Vous savez, avant de démarrer le matin, qu’il faudra qu’à 17h30 tout soit terminé. Vous vous imposez une contrainte forte et ainsi, vous vous forcez à adopter un nouveau comportement. Vous faites en sorte que les activités que vous aviez prévues soient terminées à ladite deadline.
Finalement, pour avoir plus de temps, il faut commencer par se forcer à en avoir moins. En diminuant votre temps disponible pour réaliser votre boulot, vous vous forcez naturellement à le faire de manière plus efficace. En plus, cela peut fonctionner pour les activités qui ne sont pas liées à votre travail, comme le sport, les divertissements, etc… Autre avantage, vous serez obligé de travailler uniquement sur les tâches réellement importantes.
L’art de faire moins
Travailler moins.
C’est une idée qui arrive souvent en dernier. Et pourtant, elle devrait être au sommet de votre liste. Faire moins de choses pour se libérer du temps. Vous pensez que vous ne pouvez pas faire moins que ce que vous faites déjà et il est impossible pour vous de supprimer des activités.
Imaginez votre journée de 24h comme une boîte avec 24 pièces qui la remplissent complètement. Impossible d’ajouter de nouvelles pièces, la boîte est pleine. Pour faire de la place, il faut retirer certaines pièces. Le but du jeu ? Identifier les pièces importantes à conserver dans votre boîte : cela peut être le temps que vous passez avec votre famille, à votre travail, à prendre soin de votre santé. Ce sont celles qui restent hors de cette liste, que vous allez pouvoir retirer. Commençons par les pièces qui fâchent :
- La pièce Facebook
- La pièce Youtube
- La pièce Internet
- La pièce Télévision
Rien qu’avec cette liste-là, vous faites autant de ménage qu’un aspirateur Dyson dans un champ de poussière. Si vous avez des doutes, je vous conseille d’utiliser un outil en ligne comme : RescueTime. Il va se charger de compter pour vous le temps passé sur les sites de « distraction ». Faites le test, juste 2 ou 3 jours. Le résultat risque de vous faire bondir au plafond.
En général, vous êtes (et moi aussi) convaincu que chacune des activités que l’on réalise ne peut pas être déléguée. C’est archi-faux, d’une part, personne n’est indispensable et d’autre part, une procédure bien écrite peut permettre à presque n’importe qui de réaliser une tâche à votre place. Bien sûr, je ne parle pas des activités pour lesquelles vous avez enchaîné 15 ans d’études. Mais une tâche administrative, de la gestion d’e-mail, de la rédaction de rapport, etc… Si l’on y regarde bien, une grande partie de nos activités pourraient être déléguées.
Une procédure, c’est l’équivalent d’une recette de cuisine mais appliquée à vos tâches quotidiennes. La procédure décrit la liste des actions à effectuer pour aller d’un point A vers un point B.
J’en prends une simple, l’automatisation d’une publication Facebook. Une procédure simplifiée pourrait être :
- Se connecter à Facebook avec l’identifiant « toto »
- Aller sur la page « Ben V – Gérer son temps »
- Editer une nouvelle publication
- Ajouter à cette publication une image à partir du répertoire « C:\ImagesFacebook »
- Ajouter à cette publication le texte suivant : « Cliquez ici pour vous abonner à ma chaîne Youtube »
- Valider et publier
J’ai plein de procédures pour mes activités personnelles (comme décrire les étapes pour payer la nourrice) ou professionnelles (comme la check-list qui permet de vérifier le contenu d’un article de blog).
Une procédure peut également être une vidéo ; filmez-vous en train de réaliser vos activités.
Et c’est là, l’autre avantage majeur d’une procédure, celle-ci vous évite de vous demander à chaque fois comment faire les choses.
On l’appelle Pareto
Ce cher monsieur Pareto, qui a vécu au XIXème siècle avait le nez fin. Il a tout simplement constaté que 80% des effets sont le produit de 20% des causes et on retrouve ce principe dans beaucoup de domaines.
- 80% de votre chiffre d’affaires provient de 20% de vos clients. Est-ce opportun d’accorder autant de temps aux 80% restants ?
- 80% des réclamations du SAV proviennent de 20% des clients. Est-ce pertinent de conserver ces clients ?
- 80% de vos résultats proviennent de 20% de votre travail. A quoi passez-vous les 80% du temps restants ?
Cela se décline à l’infini.
Alors comment pouvez-vous appliquer la loi de Pareto dans vos activités ?
C’est une méthode à laquelle on pense rarement : analyser la teneur de ses activités pour voir où l’on passe du temps. Et surtout, voir quels sont les résultats produits par ces activités. Si vous passez 80% de votre temps à peaufiner votre site web, mais que celui-ci ne reçoit aucune visite, alors il vaut mieux concentrer votre énergie sur votre visibilité et l’acquisition de clientèle.
Les conseils pourris
Oui, il y a des conseils pourris, qui sont ce que l’on appelle des « fausses bonnes idées ».
« Couche-toi plus tard pour travailler plus », ou sur le même principe « Lève-toi plus tôt pour travailler plus », en voilà un qui peut faire beaucoup de dégâts sur le long terme. Ce conseil peut sembler pertinent à première vue, car logiquement, si vous rognez vos heures de sommeil, vous aurez plus de temps.
Sauf qu’à long terme, à force de trop tirer sur la corde, l’épuisement que vous allez cumuler sera plus dommageable que le temps gagné. Bien dormir et dormir suffisamment est un contrat non-négociable avec vous-même. Ne taillez pas dans vos heures de sommeils comme le fast-food d’à côté dans sa viande de kebab.
Vous lever plus tôt ? Pourquoi pas, si cela vous permet d’avoir un moment de tranquillité, l’idée est excellente. Mais il faut ajouter dans l’équation le nombre d’heures de sommeil nécessaires à votre survie. Ce qui veut peut-être dire, se coucher plus tôt également. Par exemple, ne regarder qu’un seul épisode de votre série préférée au lieu de deux, ou même aucun. Et oui, je n’ai jamais dit que c’était facile de booster sa productivité.
Et les e-mails dans tout cela ?
Malgré l’avènement des réseaux sociaux et autres modes de communication, l’e-mail est toujours bien présent. Tout comme le temps passé à divaguer sur le net, le temps passé sur les e-mails peut vous ruiner une journée (pourtant si bien démarrée).
La première chose à faire pour éviter cela est de désactiver les notifications sur votre ordinateur et votre téléphone. Si vous êtes dérangé chaque fois qu’un e-mail arrive, il est compliqué de rester concentrer sur une activité.
Vous craignez de manquer une information importante ? Si c’est une information capitale ou urgente, les gens vont soit se déplacer, soit vous téléphoner.
Quand votre voiture tombe en panne, vous n’envoyez pas un e-mail à votre assureur pour avoir une dépanneuse, n’est-ce pas ?
Comme le dit ce cher Clint Eastwood : “Tu vois, le monde se divise en deux catégories: ceux qui ont un pistolet chargé et ceux qui creusent. Toi, tu creuses!”
Si vous ne voulez pas passer votre temps à vous enterrer dans votre boîte de réception, vous pouvez jouer à catégoriser vos e-mails.
Par exemple, j’ai créé 2 catégories pour mes e-mails : ceux qui proviennent des personnes importantes, je les appelle les VIP. Et puis, il y a les autres.
Ensuite, j’applique 2 filtres sur ma boîte mail. Les VIP arrivent directement dans un dossier qui leur est dédié, ainsi je sais que les e-mails de ces personnes sont importants (en général). Le second filtre concerne toutes les newsletters, abonnements, etc… Qui ont aussi leur dossier dédié. Ainsi lorsque vous vous lancez dans le traitement de vos e-mails, c’est comme en boîte de nuit, vous avez déjà un filtre à l’entrée. Pour traiter la tonne de messages, vous prenez un dossier et vous traitez son contenu d’une traite.
Pour chaque mail, je vous propose de limiter vos options à 3 choix. Car plus on a de choix, plus il est difficile de choisir. Si on vous demande de choisir votre dessert entre une tarte au citron meringuée, un brownie au chocolat, une poire belle Hélène, une tarte aux fraises, une salade de fruits et une île flottante, il vous faudra un temps de réflexion plus long, donc plus d’énergie. Si je divise le nombre de ces desserts par 2, vous irez beaucoup plus vite dans votre prise de décision.
Pour vos e-mails, vous avez 3 choix :
- Supprimer le message
- Traiter le message: répondre au message ou l’archiver
- Différer son traitement : l’idéal est d’avoir un indicateur sur le message, pour que vous vous souveniez qu’il y a quelque chose à faire avec. Pour cela rien de plus simple. Une petite étoile dans Gmail ou un drapeau dans Outlook pour le tagger. Vous pouvez même utiliser un code couleur en fonction du type de traitement à effectuer : répondre au message, en attente d’une réponse, etc…
Une dernière chose
Les conseils que je vous ai partagés sont plutôt simples dans leur mise en œuvre. Pourtant, la majorité des gens qui sont arrivés jusqu’ici ne passeront pas à l’action.
Dommage, car c’est le seul moyen de vraiment faire une différence entre ceux qui seront chez eux pour passer du temps avec leurs proches et ceux qui vont s’user au boulot jusqu’à des heures pas possibles. Je ne vous demande pas d’escalader l’Everest. Juste de choisir un de ces conseils et de l’appliquer.
Regardez celui qui vous semble le plus facile à mettre en pratique dans votre situation. Pas dans 2h, ni demain. Faites-le, là. Maintenant.