Bonjour, je suis Brice du blog Sourire au stress. Durant mon parcours de stressé j’ai appris que s’organiser au quotidien permet de créer la sérénité requise pour gérer les situations stressantes.
La première difficulté que j’ai eue lorsque j’ai appris à m’organiser c’est de pouvoir centraliser dans un système unique toutes mes idées, toutes mes tâches, tous mes plans etc. J’ai écris cet article parce que je voulais vous expliquer comment le logiciel Evernote m’a permis de diminuer le stress que je ressentais au quotidien. Avant de continuer je précise que ce logiciel est gratuit, vous avez juste un seuil de données à ne pas dépasser (si vous ne transférer pas de grosses pages web et de grosses photos, c’est parfait).
N’avez-vous jamais ressenti de frustration et donc abandonné tout ces gadgets ou logiciels pour mieux vous organiser ou mieux gérer votre temps ?
J’étais moi aussi dans cette situation après de nombreux essais pour créer un système de collecte efficace, je me suis alors vite rendu compte qu’aucun n’était vraiment approprié, j’étais donc revenu à la fameuse feuille de papier.
Si comme moi vous en avez assez de vous éparpiller alors lisez cet article en entier, ce soir vous pourrez dormir tranquille à l’idée que toutes vos idées reposent dans un système simple et accessible n’importe quand, n’importe où.
A la recherche du « mind like water » ou comment entretenir votre « paix intérieure ».
Etant adepte de la méthode « Getting Things Done », j’ai toujours recherché à développer un état d’esprit calme et serein pour affronter mes journées de travail. Finalement je me suis vraiment demandé si un logiciel pouvait m’aider à entretenir ou à approfondir cet état d’esprit, nous savons bien qu’un logiciel ne peut pas à lui seul vous former à une méthode d’organisation.
Seulement voilà, s’il est souple et adapté, il peut vous aider à entretenir votre élan, s’il est conçu pour évoluer avec vous, au fur et à mesure que vous apprenez à vous organiser alors dans ce cas oui, il peut vous aider à cultiver cette « paix intérieure ».
Evernote est ce logiciel, il peut vous aider à cultiver cette « paix intérieure » et la vidéo qui m’a convaincu d’utiliser ce logiciel se trouve sur ce site « TheSecretWeapon » qui explique comment utiliser Evernote avec le méthode « Getting Things Done ».
Si vous ne parlez pas l’anglais, vous découvrirez une version étendue de cette vidéo en français sur mon blog (surveillez les prochains articles).
Découvrez les 6 raisons qui m’ont poussé à utiliser Evernote au quotidien.
Il m’a fallu de bons arguments pour essayer Evernote, je n’ai pas installé ce logiciel pour rien, de plus, je dois vous avouer aujourd’hui que je suis particulièrement fier d’avoir ce logiciel installé sur « mon notebook », « mon ordinateur personnel », « mon smartphone », « mon ordinateur de travail ».
Raison 1 : La portabilité.
Non, vous ne rêvez pas, j’ai bien installé ce petit logiciel un peu partout et je vous rassure, je ne fais pas de « copier-coller », la raison à cela est simple, tout est synchronisé sur un serveur distant. Pour beaucoup d’entre vous c’est peut-être banal, mais pour moi, c’est vraiment rassurant de savoir qu’à tout instant je peux recréer n’importe où mon système de gestion des tâches.
Et si je perds mon cahier, mon agenda, mon ordinateur, et bien dans toutes ces situations, vous pouvez accéder à vos données depuis n’importe quel poste connecté à internet.
Ce qui me soulage, c’est que je peux ajouter toutes mes idées depuis mon smartphone (HTC Sensation avec Android). Je sais que n’importe quelle idée qui me passe par la tête doit être capturée dans mon système, c’est ce qui me soulage l’esprit, je n’ai plus à fouiller dans mes papiers ou m’inquiéter de leurs classements.
Raison 2 : Les carnets de note.
Ne vous êtes vous jamais senti frustré par un logiciel qui vous oblige à vous organiser d’une certaine manière ? Je ressens cette frustration lorsqu’un logiciel m’impose une façon de faire, ici, avec Evernote, vous êtes libre de faire ce que vous voulez. Vous avez une quantité infinie de possibilité pour vous organiser (vous pouvez mélanger les étiquettes, les notes, les carnets de notes, les tâches à l’intérieur des notes etc.) aussi je crois que vous pourrez trouver votre bonheur.
Avant de créer une note, vous devez comprendre comment s’organise ce logiciel, vous créez un compte gratuit (vous avez un quota de données à ne pas dépasser, mais si vous n’envoyez pas trop de photos et que vous restez sur du texte brut alors bon courage pour dépasser le plafond).
Une note est relié à un seul et unique carnet de notes, vos prochaines actions, vos listes de courses, vos check-lists, vos recettes de cuisine, ce que vous voulez. Une note peut contenir du texte et des petites cases à cocher, j’aime bien cette fonction car parfois lorsque je me crée une tâche (une note) je m’aperçois qu’il y a en fait plein de sous tâches à réaliser et cela m’aide à les clarifier à l’intérieur d’une même note.
Lorsque par exemple je dois appeler quelqu’un ou envoyer un email à quelqu’un alors je peux écrire au sein même de la note tout le contenu dont j’ai besoin avant même d’ouvrir mon client de messagerie.
Raison 3 : Les étiquettes pour retrouver facilement ce que vous recherchez.
Dans mon cas par exemple, je trie mes actions selon différentes priorités (qui correspondent à différents carnets de notes), c’est ce qui me permet de planifier correctement ma journée. Mais il m’arrive parfois où j’aimerai bien connaître parmi toutes mes tâches, toutes celles qui concernent mes coups de téléphone, mes emails, toutes les tâches de – de 5 minutes ou toutes les tâches que je puisse exécuter lorsque je suis fatigué le soir et qui ne me demandent pas beaucoup d’énergie.
Devinez-quoi, avec le système des étiquettes d’Evernote il n’y a rien de plus simple pour passer à l’action de manière intuitive, les étiquettes vous pouvez les créer, les classer, les ordonner comme bon vous semble. Rien ne peut plus vous arrêter maintenant, mais attention, pour classer vos notes selon ces catégories, vous allez avoir besoin d’un système simple pour vous poser les bonnes questions aux bons moments.
Nous y voilà.
Raison 4 : Les étiquettes pour créer votre propre formulaire.
Pour classer chaque note, il me suffit de taper sur ctrl + alt + T et de répondre aux questions suivantes :
Cela me prend moins de 5 secondes pour savoir ce que je dois faire avec chaque note, de cette manière j’essaie de me mettre à jour le plus souvent dans les périodes de temps mort (transports en commun, pause déjeuner, etc..) C’est comme un jeu auquel je peux jouer depuis mon smartphone ou de n’importe quel ordinateur.
C’est vraiment fun, j’adore ce jeu J
Raison 5 : Les requêtes pour savoir ce qui doit être fait.
Voici une utilisation avancée, mais qui va vite devenir indispensable, vous ne voulez pas perdre votre temps à parcourir toutes vos notes. Je suppose que vous avez un agenda aussi rempli que le mien et vous souhaitez revoir uniquement ce dont vous avez besoin de revoir, voilà pourquoi vous avez également la possibilité de créer vos propres requêtes.
Exemple : Parmi la liste de toutes mes actions, j’aimerai connaître celles qui n’ont pas d’étiquettes.
Je ne vais pas vous expliquer cette requête barbare, mais je voulais vous montrer à quel point vous pouviez personnaliser l’utilisation de cet outil.
Raison 6 : Pour l’évolutivité et la souplesse d’utilisation.
Savez-vous ce qui change et ce qui ne change pas depuis ces dernières années ? Ce qui change ce sont les méthodes de productivités, par contre ce qui ne va pas changer ce sont nos besoins élémentaires en termes d’organisation.
Lorsque je sais que je peux créer des carnets de notes, des notes et des étiquettes. Lorsque je sais que je peux créer des requêtes personnalisées pour allez récupérer les notes, d’un carnet spécifique avec des étiquettes spécifiques alors je sais que peu importe la méthode que j’utilise, je pourrais utiliser ce logiciel de la manière dont j’en ai envie.
Dans les prochains articles de mon blog, je vais vous montrer des situations de la vie de tous les jours où j’utilise ce logiciel pour gérer mes tâches et planifier mes journées de travail.
Et vous ? Quelle raison avez-vous de ne pas utiliser ce merveilleux logiciel ?
Si comme moi vous avez passé du temps à tester et essayer d’autres logiciels, vous savez que certains ont des + que vous aimeriez retrouver chez d’autres. Si une raison particulière pouvait vous empêcher d’utiliser Evernote je serais ravi de vous apporter mes lumières pour vous indiquer si oui ou non Evernote peut vous aider.