On a tous entendu au moins une fois que pour être productif, on doit éviter le multi-tâches. On peut aussi utiliser la technique Pomodoro ou encore faire nos tâches importantes en premier. Ce sont en effet des techniques qui fonctionnent à merveille, une fois que l’on a pris l’habitude de les appliquer au quotidien.
Aujourd’hui, on va voir qu’il existe d’autres techniques de productivité, dont on parle peu et qui sont tout aussi efficaces.
Autoriser le chaos
On dit souvent que pour être efficace, il faut être organisé et planifier nos journées. C’est tout à fait vrai. Mais, on doit aussi occasionnellement accepter le chaos.
Quand on se concentre exclusivement sur un projet important, un déséquilibre naturel se crée. D’autres tâches sont laissées de côté. Des emails, des messages et des appels sont mis en attente. Il se peut même que l’on prenne du retard sur d’autres projets. Or, tout cela crée une forme de chaos.
On pourrait penser que ce chaos est mauvais. En réalité, c’est plutôt la preuve que l’on avance efficacement sur nos projets.
Si certaines tâches, projets et sollicitations demandent notre attention et que l’on parvient à la canaliser le temps d’accomplir notre projet, alors on est plus à même de l’accomplir efficacement.
Que se passe-t-il si on essaye d’éliminer le chaos ?
Le piège ici serait au contraire d’essayer d’éliminer le chaos en accordant notre temps et notre énergie à toutes ces choses qui demandent notre attention. Dans ce cas de figure, on se mettrait à faire du multi-tâches. On répondrait à nos emails en même temps que l’on avance sur notre projet. On interromprait notre travail en investissant notre énergie sur d’autres tâches. Bref, on essayerait de faire plusieurs choses simultanément pour rétablir l’équilibre.
Or, comme on le sait, le multitâches n’est pas une façon productive de travailler. Mieux vaut donc se concentrer sur une chose à la fois. Mieux vaut créer du chaos que de faire du multitâche dans l’intention de maintenir l’équilibre.
La technique du feu rouge
Quand notre to-do list commence à s’allonger, il devient difficile de prioriser nos tâches et de savoir celles que l’on doit attaquer en premier.
C’est ici qu’intervient la technique du feu rouge. Elle permet d’identifier en un coup d’oeil quelles tâches doivent être accomplies en premier.
Il suffit de créer 3 listes de différente couleur :
- Liste rouge : Les tâches de la liste rouge sont les tâches qui requiert notre attention immédiate.
- Liste jaune : Les tâches de la liste jaune sont celles qui doivent être accomplies d’ici 2 jours.
- Liste verte : La liste verte regroupe toutes les autres tâches moins urgentes.
Une fois les 3 listes créées, on doit se concentrer sur l’une après l’autre. On commence donc par accomplir uniquement les tâches de la liste rouge. Puis, une fois effectuée, on s’attaque à la liste jaune puis à la liste verte.
Grâce à ce système, on perd moins de temps à passer en revue nos tâches pour savoir lesquelles sont les plus importantes ou les plus urgentes.
Utiliser les temps morts efficacement
En moyenne, nous perdons 3h30 dans les transports chaque semaine. C’est sans compter le transport aérien et ferroviaire quand on part en voyage. On dit même qu’en moyenne on perdrait plus de 6 mois à faire la queue au cours de notre vie.
Télécharger les bonnes applications
La bonne nouvelle c’est que tout ce temps peut être rapidement mis à profit grâce à notre smartphone. Pour cela, il suffit d’optimiser son utilisation et de télécharger les bonnes applications.
Commencez donc par désactiver toutes les notifications qui ne sont absolument pas nécessaires (notifications de jeux, notifications des médias, notifications des réseaux sociaux…). Vous verrez déjà que votre environnement sera beaucoup plus calme et propice à la concentration.
Ensuite, installez les bonnes applications pour être plus productif. Voici quelques exemples (les applications à télécharger varient évidemment en fonction de ce que vous souhaitez accomplir) :
- Google Doc pour écrire des articles, des rapports…
- Notion, Trello, Todoist… pour organiser votre quotidien au sein d’un organisateur de tâche
- Mail, Outlook, Gmail pour traiter vos emails en déplacement
- Pocket pour lire tous les articles que vous avez sauvegardés
- Duolingo pour apprendre une nouvelle langue
- Headspace, Petit Bamboo pour méditer
Grâce à ces quelques applications, vous pourrez avancer efficacement vers vos objectifs. Même en déplacement, vous resterez productif.
Le smartphone au lieu de l’ordinateur
Personnellement, je remarque que je suis parfois plus productif sur mon smartphone que sur mon ordinateur. Il m’arrive d’écrire des articles entier depuis mon smartphone alors que mon ordinateur est juste à côté. Je trouve qu‘il est moins facile de naviguer d’application en application et de page en page sur un smartphone. Par conséquent, je suis moins tenté d’ouvrir plusieurs applications en même temps et de faire du multitâches.
Essayez cette semaine. Utilisez vos temps morts en travaillant, planifiant et apprenant depuis votre smartphone. Vous verrez votre productivité exploser.
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Pour conclure, j’aimerais terminer par une citation de Marc Levy fondateur de Right Lane Consulting. Il explique pourquoi il est important de mettre en place ce genre de technique dans notre quotidien :
Imaginez qu’il y ait une banque qui vous crédite tous les matins de 86 400 €. Aucun compte n’est tenu d’un jour à l’autre. Chaque nuit la banque supprime ce qu’il vous reste sur votre compte et que vous n’avez pas dépensé dans la journée. Que feriez-vous ?
Vous dépenseriez tout l’argent jusqu’au moindre centime bien sûr.
Nous avons tous une banque, et elle s’appelle Temps. Chaque matin, elle nous crédite de 86 400 secondes. Chaque soir elle fait passer en perte tout le temps que vous n’avez pas passer à poursuivre les bons objectifs. Aucun compte n’est tenu. Aucun découvert n’est autorisé. Chaque matin elle ouvre un nouveau compte pour vous. Chaque soir elle élimine le temps restant de la journée. Si vous échouez à utiliser votre crédit, la perte est pour vous. Il n’y a pas de découvert pour demain. Vous devez vivre dans le moment présent sur le crédit d’aujourd’hui. Investissez-le de façon à avoir la meilleure santé possible et le plus grand bonheur. L’heure tourne. Profitez d’aujourd’hui au maximum.
Bio: Simon Cavé est le fondateur d’Everlaab, le blog minimaliste dédié à tous les passionnés de productivité et de performance mentale. Il interview régulièrement – après de différentes personnalités (millionnaires, astronaute, agent de la CIA, …).