Comment devenir plus efficace en 5 étapes

Attention cet article est un des plus longs que j’ai écrit, alors prenez un bon sandwich et accrochez-vous !

Nous sommes de moins en moins efficaces, pourtant être efficace, ça ne veut pas dire travailler comme un taré, mais ça veut dire travailler mieux, et profiter plus (travailler moins quoi).

Surtout pour les indépendants qui gèrent leur temps comme ils le veulent, l’efficacité est un des facteurs clés de succès de votre business. Sinon on est trop la tête dans le guidon. Parce que, qui dit être efficace, dit faire le même nombre de choses en moins de temps, et donc sortir la tête du guidon pour être plus créatif. Quand on a la tête sous l’eau, c’est là qu’on risque de faire un burn out, qu’on est moins productif, moins créatif, et surtout plus STRESSÉ.

Et plus de stress dit une moins bonne santé, une moins bonne condition physique. Alors l’efficacité, remède de tous nos maux ? Je ne crois pas, mais disons que ça peut nous aider à être plus serein, tout en ayant un business qui marche très bien (attention, ça dépend de votre business). Parce que si vous avez plus de temps pour vous, ben déjà vous pouvez apprendre plus, mais aussi profiter de votre famille, etc…

Mon but dans la vie, ce n’est pas de passer ma vie au travail, bien que j’adore ce que je fais, mais c’est aussi de profiter de toutes les choses qu’elle m’offre, parce que certaines choses sont bien plus valuables. Attention, ceci n’est qu’une exposition de mes valeurs, et ce n’est pas forcément le cas pour tout le monde (nous sommes tous différents). Quand je mourrai, je veux avoir fait tout ce que je voulais, je veux avoir profité de tous les instants de la vie, et ne pas avoir passé 90% de mon temps à travailler, sans profiter de ma famille, sans voyager, sans m’éclater, sans avoir fait de sport…etc.

Pour moi donc, l’efficacité est la clé.

Étape 1 : Créez des recettes

déterminer ses objectifsUn bon truc pour plus d’efficacité, les recettes. Une recette, c’est une méthode qui va vous permettre de gagner du temps parce que vous avez une méthode étape par étape pour faire certaines choses. La recette culinaire est un exemple parfait (d’ailleurs c’est de là qu’elle tire son nom). Ainsi, vous devez absolument créer une recette pour tout. Pour écrire un article, pour faire votre compta, pour apprendre, pour prospecter, pour faire une prestation.

Si vous avez une recette, vous savez à quoi vous en tenir. Vous avez un plan d’action direct. Bien sûr il faut une recette pour des choses répétitives. Et pour ce qui va vous améliorer la vie. Vous écrivez simplement dans un document texte, quelles sont les étapes pour réaliser telle tâche, avec précision. Ensuite vous n’avez plus qu’à suivre cette recette, ce plan d’action.

Vous allez ainsi décupler votre efficacité. Et puis, au fil du temps, vous pouvez essayer d’optimiser vos recettes. Si vous avez une idée pour être plus rapide, un truc que vous voulez changer pour faire mieux, et bien faites-le. Modifiez vos recettes au fil du temps pour encore plus d’efficacité. Créez-vous un dossier à recettes, et triez-les pour les retrouver le plus facilement possible. Vous allez voir qu’à force les recettes sont mémorisées.

C’est comme une checklist en fait, et on coche les cases au fur et à mesure. Ça marche diablement bien pour les trucs compliqués, les trucs qu’on ne fait pas souvent aussi…etc. Comme quand vous résolvez un truc, que vous avez cherché pendant longtemps, notez ce que vous avez fait. La prochaine fois que ça vous arrive, vous ressortez votre recette, et hop, c’est réglé en 5 minutes.

Une recette ça prend du temps à créer, mais une fois que c’est fait, on en gagne à chaque fois, c’est comme un investissement.

Par exemple, une recette “Partir en voyage” est intéressante, au moins, vous n’oubliez rien. Vous notez tout ce que vous avez à faire avant de partir, et vous êtes plus serein.

Étape 2 : Aménagez votre environnement

Il y a certains environnements qui sont plus propices au travail que d’autres. Déjà, la chose la plus triviale possible : rangez votre bureau. Vous ne devez avoir qu’une surface plane et rangée. S’il y a des feuilles qui trainent, des fils, des disques durs, etc… vous serez distraits, et vous avancerez moins vite.

Rangez aussi vos papiers de manière ordonnée. Rien de pire que d’avoir plein de papiers qui trainent de partout et de ne pas savoir où les retrouver. Le jour où on vous les demande, boom vous savez de suite où ils sont et vous pouvez, les retrouver en moins de 5 minutes. L’astuce c’est de ranger vos papiers DÈS que vous les recevez, à l’endroit où ils doivent être rangés. Ainsi rien ne traine, et vous les retrouvez facilement. Plus besoin que cela encombre votre tête. Faites vous des dossiers par thématique, dans de gros classeurs, vous avez par exemple ce lot de 10 classeurs ou si vous n’avez pas besoin d’autant (mais ça vient vite), ce type de classeur qui convient bien. Vous pouvez ensuite le coupler à un trieur pour être encore plus organisé !

Plus votre environnement sera aménagé correctement, rangé, et ordonné, plus votre tête sera ordonnée et productive. Et encore une fois, vous vous évitez du stress. Les papiers, c’est le problème de bon nombre de personnes. Créez une recette pour changer ça, et pour vous ordonner. Ça cause beaucoup trop de stress. Devenez aussi minimaliste en ayant le plus possible de PDF, passez au numérique, que vous sauvegardez (sur plusieurs endroits différents). Les sauvegardes ça s’automatise, créez des règles !

En fait, vous devez avoir des règles et routines de rangement. Pour votre ordinateur c’est pareil. Chaque chose à sa place. Des routines de sauvegarde régulière. Et vous aurez l’esprit plus léger.
Investissez et prenez 1 heure pour ranger votre ordinateur comme il se doit.

Investissez également dans un bon meuble a tiroir comme celui-ci.

Étape 3 : Faites des listes

RésolutionsChaque soir, on fait sa liste pour le lendemain. Ça nous permet d’être plus tranquille quand on quitte le travail. On ne pense plus à ce qu’on a à faire. Si vous avez votre propre business c’est d’autant plus important. Car on a tendance à toujours penser à son business, à chercher de nouveaux trucs, et ça nous stresse.

Donc chaque soir, avant de quitter le boulot, on crée sa petite liste d’actions du lendemain. On reporte les tâches que l’on a pas pu faire, et on note les nouvelles. Selon les mails que vous avez reçu, les demandes que vous avez eues, etc.. C’est important de faire ça.

Au moins, le lendemain matin, vous avez directement une liste d’actions concrètes à mettre en place. Ça vous permet de ne pas avoir à réfléchir à ce genre de truc le matin. Sinon, vous arrivez au boulot, et vous allez voir vos mails. Vous allez voir Facebook. Vous lisez les news. Vous discutez avec vos collègues….etc. Et du coup vous n’êtes plus du tout productif. Vous commencez votre journée 3h après.

Faire une liste ça permet d’avoir les idées au clair, la tête pleinement concentrée sur la tâche du moment. Parce que si vous gardez en tête, vous aurez une partie de votre cerveau qui se dira “non je ne veux pas oublier ça !”. Et donc vous serez concentré à 75%, voire même moins. Parfois on pense à un truc et on le fait direct du coup, et donc on se déconcentre…

L’idée, c’est vraiment de vous bloquer sur une tâche à la fois, et de ne rien faire tant qu’elle n’est pas finie. Je crée cet article, et je ne fais rien d’autre tant qu’il n’est pas terminé. Si j’ai une idée, je la note dans ma liste “idées”, et ensuite le soir, je fais mon tri, je réorganise mes différentes listes. Quand on a pas de liste, on pense à sa tâche suivante, et puis on se laisse plus ou moins aller, on a aucune pression.

Créez vous des recettes à ce niveau là aussi : créez plusieurs types de liste (à faire, à faire aujourd’hui, idées), et puis instaurez aussi des listes permanentes des tâches que vous avez à faire régulièrement, par exemple, lundi matin “organiser sa semaine”…etc.

Pour faire des listes, vous avez des tas de sites web comme Toodledo, ou encore Remember The Milk. Ou bien vous pouvez utiliser la bonne vieille feuille avec son stylo, ça marche aussi. L’idée, c’est d’avoir une (ou plusieurs) listes, avec une recette spécifique qui s’applique. Des règles pour les gérer au mieux. A vous de trouver la vôtre.

Étape 4 : Allouez vous un certain temps

La loi de Parkinson dit que plus on s’alloue de temps pour une tâche, plus on prendra de temps. Si vous savez que vous avez 3 heures pour finir un truc, et bien vous mettrez 3 heures. Vous ferez ça tranquillement à votre rythme, en alternant emails, facebook, et votre tâche principale. Travailler sans se presser, on pourrait croire que ce n’est pas générateur de stress et pourtant si. Parce qu’au bout d’une journée, on se rend compte qu’on a pas fait le tiers de ce qu’on aurait dû faire. Et là on s’inquiète, et on s’active jusqu’à 23h.

Pourquoi ne pas s’activer dès le début de la journée ? Pour se concentrer déjà sur ce qui est important, et s’y concentrer à 100%. On a fait un système de listes, dès qu’on a une idée, on l’ajoute sans réfléchir à sa liste “idées” pour ne pas perdre sa concentration et sa productivité. C’est pas pour maintenant déporter son attention sur d’autres bouffe-temps.

Donc pour utiliser la loi de Parkinson de la meilleure manière qu’il soit, alors il faut faire en sorte de se mettre des deadlines courtes. Le but, ce n’est pas de mettre 10 minutes, si on sait qu’une certaine tâche nous en prend 45. Parce que là, on sera plus déconcentré qu’autre chose. L’idée, c’est de juger à peu près combien de temps il nous faut. Et d’essayer de respecter, voire d’améliorer ce temps.

Une fois que vous avez fait ce genre de test une fois, et bien vous savez combien de temps vous avez mis, et le but c’est de faire toujours mieux. Un peu comme une course à la montre ! Et de battre votre propre record. Ce sera en plus amusant et ludique.

Pour ça, utilisez un site de chrono comme celui-ci, que je trouve simple et efficace. Ou bien utilisez votre téléphone, ce qui fonctionne bien également. Et notez bien le temps qu’il vous faut pour votre tâche, c’est comme ça que vous garderez une trace et que vous pourrez vous améliorer.

Étape 5 : Déconnectez-vous

Maintenant, on est complètement accro à notre connexion. Je sais pas vous, mais moi c’est devenu comme ça. Avec la consommation, et avec les smartphone, si on est déconnecté, on se sent mal. Pourtant ça fait du bien de se retrouver juste avec soi-même, ou avec juste ses proches, sans aucune connexion au monde extérieur.

Pourtant la connexion est de partout : télé, médias, radios, internet, etc…

Beaucoup de nos tâches peuvent être faites sans connexion, et encore mieux : elles peuvent aussi être faites plus efficacement sans connexion. Pourquoi ? Parce qu’on est pas sans cesse dérangé. On ne perd pas sa concentration. Souvenez-vous, on a fait des listes, on a créé des recettes pour ne pas perdre sa concentration. Si c’est notre téléphone qui s’y met, on est pas dans la mer*e.

Alors déconnectez-vous un peu. Le matin, vous avez vos tâches importantes, vous avez votre liste de tâches, vous la réalisez, et vous ne vous faites pas sans cesse déranger pour des broutilles. Mettez-vous en mode silencieux, et posez votre téléphone loin de vous. Déconnectez votre ligne fixe. Fermez vos emails, voire même mieux : déconnectez votre wifi. D’ailleurs les ondes du wifi sans cesse dans votre maison ne sont pas spécialement bonnes à votre santé (déconnectez votre wifi le plus souvent possible, la nuit, et quand vous n’en avez pas l’utilité, et aérez pour faire sortir les ondes).

Pareil pour facebook, fermez l’onglet FB, voire même bloquez-le, à l’aide de LeechBlock pour Firefox, ou encore WasteNoTime pour Safari.

Bref, vous n’avez plus de pollution sonore via téléphone (SMS, Appel, email), et plus de pollution visuelle avec internet (email, facebook). Notez tous les sites qui vous empêchent de travailler, et ajoutez-les à votre liste LeechBlock. Évidemment, fermez les logiciels de messagerie type Outlook, et Skype. Accordez-vous certaines plages pour les mettre, pour des tâches plus “relax”. Mais apprenez à travailler en étant déconnecté. Objectif ZERO notification !

Étape bonus : décoréller son temps de travail avec son revenu

Cette étape, est bien plus liée à vos revenus.

Quand on veut gagner une certaine somme d’argent, on doit travailler. Du coup on travaille plus. Mais une chose très importante, si vous êtes indépendant, ou que vous voulez le devenir, et que vous voulez améliorer votre productivité : ne plus avoir de lien entre votre temps de travail et vos revenus.

Et le truc c’est de créer des systèmes qui ne vous nécessitent pas. De déléguer certaines tâches, et de mettre des personnes à votre place pour gérer. Alors bien sûr au début, vous aurez besoin de tout faire vous même, à moins d’avoir une certaine somme de départ. Mais au fur et à mesure que vous allez avancer, vous aller créer des recettes, et ces recettes vous pourrez les déléguer. Vous aller pouvoir payer quelqu’un pour faire certaines tâches qui vous prennent du temps, et puis, petit à petit, déléguer 100% du business.

Mais il n’y a pas que les idées de business, vous pouvez le faire en investissant soigneusement dans l’immobilier par exemple, pour que cela vous rapporte de l’argent passivement, en payant quelqu’un pour qu’il fasse les tâches que nécessite ce genre de business. Et puis, plus vous automatiserez tout ceci, plus vous pourrez en créer de nouveaux, qui viendront s’ajouter. Même si une source de revenu vous rapporte 10€/mois, ajoutez-les toutes, et vous aurez un revenu qui arrive passivement, ou en tout cas avec peu d’efforts. Évidemment, ce genre de choses est belle en théorie, mais plus dur à faire en pratique, le but est de vous entrainer. Si votre business ne fonctionne pas sans vous, que vous n’arrivez pas à l’automatiser, alors vous pouvez penser à le laisser tomber, à le vendre, ou à faire en sorte qu’il ne vous prenne que peu de temps.

Ceci vous permet de vous concentrer vraiment sur l’essentiel. Sur des choses qui ne vous rapportent rien financièrement, mais vous apportent spirituellement par exemple. Si vous voulez atteindre la liberté, et l’efficacité maximale, alors vous devez apprendre à gérer ceci au mieux. Commencez petit, inutile de vouloir faire un business qui rapporte 1000€/mois passivement (si vous en avez l’occasion, foncez). Le but, c’est de commencer avec un petit truc, qui va vous permettre de vous faire la main. Ainsi, vous pourrez faire de mieux en mieux, et vous pourrez optimiser.

N’oubliez pas : l’optimisation, c’est la clé. Prenez du temps pour tout optimiser, pour créer vos recettes, et vous verrez que ça paiera par la suite.