On cherche tous à être plus productif, plus efficace pour accomplir plus en moins de temps. C’est normal car le temps est la seule variable devant laquelle nous sommes tous égaux, et il convient d’en profiter le maximum car la vie est courte, et il faut vivre une vie extraordinaire, une vie explosive.
Être plus efficace c’est avoir plus de temps pour soi, sa famille, ses passions. Cela se vérifie encore plus lorsque l’on est entrepreneur et que l’on décide de son temps de travail. Quand on est salarié hélas, on a en général une certaine durée à faire, et nous sommes payé à la durée et non à la tâche, à l’efficacité (mais c’est tout de même important d’être efficace dans son travail). Bref, l’efficacité est une des compétences que tout le monde devrait acquérir.
Je voudrais revenir sur 7 règles pour être plus efficace.
1. Nettoyez votre tête
On ne peut pas être pleinement concentré sur une tâche si on a la tête pleine d’autres pensées. Il est essentiel de noter et puis d’oublier les idées qui nous traversent la tête. Faites une todolist pour vos actions du soir, ainsi vous n’aurez plus à vous rappeler d’aller chercher du pain en sortant du boulot. Et vous pourrez vous concentrer sur vos tâches importantes. Donc notez vos idées, ne les gardez pas en tête, une fois que c’est noté vous pouvez utiliser 100% de votre cerveau à la tâche du jour.
2. Concentrez vous sur l’essentiel
On a souvent des tâches qui ne vont pas faire de gros changement, voire même inutiles, mais on veut les faire quand même par habitude. Certaines tâches peuvent être déléguées, sous traitées, ou ne changeront rien si elles ne sont pas faites. Concentrez-vous sur les tâches qui vont rapporter 80% avec 20% d’efforts.
3. Éliminez le reste
Les tâches restantes doivent être éliminées. Soit vous les faites en groupe, d’un coup, une journée de la semaine par exemple. Ainsi vous pouvez vous concentrer sur le plus important le reste de la semaine, soit encore mieux vous les sous-traitez. Peut-être même que vous pouvez oublier certaines tâches. Si vous vous rendez compte que vous faites certaines choses pour rien, qui ne vous apportent rien, ou très peu en vu de l’effort que cela vous demande, supprimez-les.
4. Bloquez les distractions
Il nous faut entre 15 et 25 minutes pour nous concentrer pleinement sur une tâche. Quand on est concentré on est 10 fois plus productif et rapide. On sait ce que l’on veut, on est dedans, et ça va vite. C’est ce qu’il se passe en ce moment quand j’écris cet article. Pourtant nous sommes souvent distraits. Par le téléphone, les mails, Skype…etc. Lorsque l’on se fait appeler ou déranger par quelque chose, on perd notre concentration… et il nous faut à nouveau 20 minutes pour la retrouver. Si on ne se fait pas distraire à nouveau.
Donc nous sommes distraits par les autres, les sonneries, et par nos pensées. Il faut couper toute source de distraction, et noter chaque idée que nous avons pour la traiter après et non pas MAINTENANT. Si elle est notée, nous ne l’oublierons pas !
5. Faites une chose à la fois
On veut souvent faire du multi-tâche. Mais c’est comme la concentration, si on zappe entre les différents projets, il faut retrouver la concentration, les éléments que l’on a à savoir. Il faut tout se remettre en mémoire pour réfléchir dessus. Le fait de changer de tâche régulièrement fait beaucoup plus travailler notre cerveau. Si vous n’avez qu’une tâche à la fois, vous n’avez plus ce temps d’adaptation à chaque fois, vous gagnez en temps.
6. Faites simple
Utilisez des choses simples, des outils simples. On veut parfois faire compliqué parce qu’on a les dernières technologies, mais se prendre la tête sur des outils compliqués alors qu’on pouvait faire plus simple, c’est s’assurer une perte de temps. Des fois le papier et la feuille sont très efficaces.
7. Travaillez dans le calme
Pour être mieux concentré et surtout plus efficace, il convient de travailler dans le calme. Pour mieux retenir également. Des études ont montré qu’un bruit de fond ou des paroles réduit la concentration de 40% et donc on apprend moins bien. Il faut donc éviter tout lieu bruyant, ou écouter de la musique sans parole ou encore des bruits blancs.
Cela dit, cela ne se vérifie pas tout le temps pour tout le monde. J’ai par exemple travaillé dans un Starbucks une matinée et j’ai été assez productif malgré le bruit ambiant. Adaptez-vous à votre comportement.